> Pengertian Kearsipan adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan
salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan
oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan
dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen
inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman
informasi bagi suatu organisasi.
> Berdasarkan Fungsi :
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran,
atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.2.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna
primer meliputi:
• Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
• Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
• Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai
guna sekunder, juga meliputi:
• Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan
apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan
itu.
• Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
(c ) Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
© 2003 Digitized by USU digital library 3
• Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
• Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
• Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu.
• Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga
pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah
yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro
atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.
• Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,
karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
(d) Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
(e) Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran
kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan
kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat,
laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel,
gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial,
yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan
dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih
dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak
permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
